3 práticas para otimizar a comunicação da sua instituição de ensino

Ter uma comunicação frequente, clara e assertiva é fundamental para a retenção de estudantes na sua instituição, sabia? De acordo com um estudo realizado em 2019 pelo instituto de pesquisa Escolas Exponenciais, 41% dos pais consideram o relacionamento próximo com o colégio o principal motivador para manter seus filhos em uma escola. Esse relacionamento, como bem sabemos, é construído através de um fluxo de comunicação eficiente, isto é: prático, ágil e constante.

Além de aumentar o engajamento da família com o processo de aprendizagem dos alunos, uma boa comunicação escolar melhora (e muito!) o desempenho dos estudantes, pois, assim, pais e professores têm mais oportunidades de trabalharem em conjunto. A seguir, trouxemos quatro práticas que irão te ajudar a otimizar o diálogo entre a sua instituição de ensino e a família do aluno, vamos nessa?

1. Tenha múltiplos canais de comunicação

Nem todos os pais e responsáveis podem ser alcançados da mesma forma, ou interagir pelos mesmos meios. Diante disso e das infinitas possibilidades que temos hoje em termos de plataformas, é fundamental que as escolas não contem com um único método de comunicação e que disponham de uma variedade de estratégias adaptadas às necessidades de cada família e seus horários. Ao decidir que mídia/método usar, é essencial considerar a urgência e o caráter da mensagem a ser comunicada. Algumas estratégias a serem consideradas incluem:

• Conferências de Pais Online (Zoom, Skype, etc.);
• Telefonemas;
• Grupos de mensagens (WhatsApp);
• E-mail;
• Site da escola ou plataforma de conferência online;
• Plataformas de mídia social (Facebook, Instagram, LinkedIn).

E atenção! As comunicações devem ser direcionadas tanto para os pais quanto para as mães, mesmo que, em geral, a escola se comunique com apenas um dos pais.

2. Aposte em ferramentas de conversa instantânea

Se você quer aumentar o engajamento dos pais e atualizar as metodologias de comunicação da sua escola, aposte em um software de comunicação escolar dedicado. A maioria dos softwares de comunicação escolar modernos vêm com um recurso de bate-papo instantâneo que permite que pais e professores enviem mensagens diretamente e discutam pautas relacionadas ao desempenho dos estudantes de maneira prática e privada. Com esse recurso, os professores podem manter os pais informados sobre o desempenho dos seus filhos, atualizá-los sobre as ações realizadas pela escola e notificá-los sobre as tarefas de casa.

Uma outra opção, que exige menos recursos humanos, é o chatbot, um software que utiliza inteligência artificial para manter uma conversa com um usuário humano em linguagem natural, por meio de aplicativos de mensagens, sites, e outras plataformas digitais. Nas escolas, os chatbots geralmente são incorporados aos sites das instituições e são um excelente suporte ao cliente. Com o chatbot, embora a comunicação não seja tão personalizada, ela é mais rápida e uma ótima opção para questões mais objetivas, como valor e data de matrícula, onde comprar o uniforme escolar e qual o horário de funcionamento da secretaria.

3. Tenha constância

Para que a comunicação escolar seja eficaz, ela precisa ser frequente. Por isso, os gestores da instituição devem disponibilizar as ferramentas e metodologias necessárias para que pais, alunos e professores possam se conectar regularmente de uma forma simples. Para que isso seja possível, a escola deve dispor de um ecossistema de comunicação seguro e privado, com um leque amplo de modalidades informacionais, como trouxemos no primeiro ponto deste texto. Assim, além de oferecer plataformas digitais de comunicação, a escola precisa ter um calendário estratégico de reuniões presenciais e virtuais, sempre levando em consideração a rotina e a disponibilidade de cada família.

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